คนเก็บตัวในที่ประชุม: คนเงียบๆ กำลังทำอะไรอยู่กันแน่

ผ่านไป 40 นาที มีคน 7 คนอยู่ในสาย และมีคนหนึ่งไม่พูดอะไรเลยตั้งแต่ทักทายกัน พอถึงนาทีที่ 41 ประธานในที่ประชุมก็ทำหน้าที่โดยถามว่าเขามีความคิดเห็นอะไรไหม เขาตอบว่าฟังดูเข้าท่าดี

ตอน 18.10 น. สองชั่วโมงหลังประชุมเสร็จ มีอีเมลจากเขาส่งมา เนื้อหายาว 4 ย่อหน้า ชี้ให้เห็นปัญหาของแผนงาน และที่เขียนมาก็ถูกเสียด้วย

ทุกคนในนั้นรู้สึกหงุดหงิดรวมถึงตัวเขาเองด้วย ประธานคิดว่าเขาจงใจกั๊กข้อโต้แย้งไว้ ทีมต้องกลับมาทบทวนการตัดสินใจที่คิดว่าจบไปแล้ว และเขาก็รู้ดีว่าสถานการณ์ดูเป็นอย่างไร และไม่มีทางเลยที่จะคิดเนื้อหา 4 ย่อหน้านั้นออกในนาทีที่ 41

ความเงียบสื่อความหมายได้อย่างน้อย 4 แบบ

เหตุผลที่คนมักตีความความเงียบผิดไปก็เพราะมองจากข้างนอกจะดูเหมือนกันหมดไม่ว่าจะเกิดจากอะไรก็ตาม และมีหลายสาเหตุที่ทำให้เกิดความเงียบ

อย่างแรกคือความคิดที่ยังไม่ตกผลึก คนคนนั้นมีเรื่องจะพูดแต่ยังเรียบเรียงเป็นคำพูดไม่ได้ และการพูดออกไปครึ่งๆ กลางๆ ก็จะทำให้เสียเวลาและสื่อความหมายผิดเพี้ยนไป จึงรอให้คิดจนเรียบร้อยก่อน แต่ส่วนใหญ่ประชุมก็เลิกก่อนจะคิดเสร็จ

อย่างที่สองคือเห็นด้วยจริงๆ และไม่มีอะไรจะเสริม บางคนจะพูดก็ต่อเมื่อมีข้อมูลที่คนในห้องยังไม่มี และการประชุมที่มีคนเก่ง 3 คนช่วยกันอธิบายเนื้อหาอย่างครบถ้วนแล้วก็ทำให้ไม่มีอะไรต้องพูดอีก ความเงียบแบบนี้ตรงไปตรงมาตามที่เห็น และพบได้น้อยที่สุดใน 4 แบบนี้

อย่างที่สามคือความไม่เห็นด้วยแต่ตัดสินใจที่จะไม่พูดตรงนี้ คนคนนั้นมีข้อโต้แย้งและประเมินแล้วตั้งแต่ 10 นาทีแรกว่าพูดไปก็มีแต่เสียกับเสีย อาจถูกมองว่าโจมตีคนเสนอแผน หรือทำให้ต้องเริ่มถกเถียงกันใหม่ทั้งที่อีก 4 คนอยากให้จบ เรื่องนี้จึงไปโผล่ในอีเมลตอน 6 โมงเย็นแทน เพราะสามารถเลือกใช้คำอย่างระมัดระวังและอ่านเป็นการส่วนตัวได้

อย่างที่สี่คือคนที่ใจหลุดออกจากห้องไปแล้ว ตัวยังนั่งอยู่ แต่เคยพูดอะไรบางอย่างตอนนาทีที่ 12 แล้วโดนพูดทับ จากนั้นใจก็ไม่ได้อยู่ในที่ประชุมอีกเลย แบบนี้เสียหายมากที่สุดและไม่มีใครสังเกตเห็น เพราะคนที่เลิกสนใจไปแล้วดูเหมือนกันเป๊ะกับคนที่กำลังคิดอยู่

ทำไมรูปแบบการประชุมถึงเป็นอุปสรรค

การประชุมคือการแข่งขันแบบหนึ่งที่มีกติกาเฉพาะ เวทีจะเป็นของคนที่เรียบเรียงประโยคได้เร็วที่สุดและกล้าพูดแทรกตอนที่คนอื่นกำลังจะพูดจบ ทักษะสองอย่างนี้แยกจากกันและไม่ได้เกี่ยวอะไรกับคุณภาพของไอเดียเลย

อย่างแรกคือความเร็วในการเรียบเรียง หลายคนคิดไปพูดไป ประโยคกับความคิดมาพร้อมกันและบรรยากาศในห้องก็ช่วยส่งเสริม แต่ก็มีอีกหลายคนที่ต้องเรียบเรียงก่อนพูด หมายความว่าระหว่างตอนที่คิดออกกับตอนที่พร้อมพูดจะมีช่องว่างตั้งแต่ 5 วินาทีไปจนถึงช่วงบ่ายที่เหลือของวัน ในบทสนทนาที่รวดเร็ว เวลา 5 วินาทีคือโอกาสทั้งหมดที่มี นี่คือกลไกเบื้องหลังตัวอักษร E และ I และไม่เกี่ยวอะไรกับความมั่นใจหรือความรู้ที่คนคนนั้นมี

อย่างที่สองคือจังหวะการพูดแทรก บางคนพร้อมจะพูดแทรกทันทีที่มีจังหวะหยุดนิดเดียว ขณะที่บางคนมองว่าเสียมารยาทและรอให้มีจังหวะหยุดจริงๆ ในกลุ่มคน 7 คน จังหวะหยุดจริงๆ เกิดขึ้นได้ยาก ผลก็คือมีแค่ 3 คนเดิมๆ ที่พูดในทุกการประชุม และทุกคนก็สรุปเอาเองว่าอีก 4 คนที่เหลือไม่มีอะไรจะเสนอแนะ

หลักฐานที่ชัดเจนที่สุดว่านี่เป็นปัญหาที่รูปแบบไม่ใช่ที่ตัวบุคคลคือสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากนั้น คนที่เงียบๆ จะไปคุยกันตรงโถงทางเดิน ในข้อความที่ส่งตามหลัง หรือตอนคุยแบบตัวต่อตัว ข้อมูลมีอยู่ตรงนั้นเสมอ แค่ห้องประชุมดึงออกมาไม่ได้

มีความคิดเห็นอะไรไหม เป็นคำถามที่ผิด

ถามคนเงียบๆ ตอนท้ายต่อหน้าทุกคนว่ามีความคิดเห็นอะไรไหม เป็นความหวังดีที่ไม่ได้อะไรกลับมาเลย คำถามนี้มาแบบไม่ทันตั้งตัว กว้างมาก และเหมือนมีคำตอบรออยู่แล้ว เพราะเห็นชัดว่าวงคุยกันจบแล้ว ฟังดูเข้าท่าดีจึงเป็นคำตอบเดียวที่ตอบได้ง่ายที่สุด

มี 3 วิธีที่ได้ผลดีกว่าและไม่เสียเวลาเพิ่มเลย

ควรถามคำถามที่เจาะจงแทนที่จะเป็นคำถามปลายเปิด ไม่ใช่ถามว่ามีความคิดเห็นอะไรไหม แต่ถามว่ากรอบเวลาในส่วนที่สองเป็นไปได้จริงหรือเปล่า คำถามที่เฉพาะเจาะจงสามารถตอบได้แม้ความคิดจะยังไม่ตกผลึกดี แต่คำถามปลายเปิดทำไม่ได้

แจ้งล่วงหน้า ส่งคำถามจริงไปก่อนหนึ่งวัน ไม่ใช่ส่งแค่วาระการประชุม แค่นี้สิ่งที่เกิดขึ้นในห้องก็เปลี่ยนไปแล้ว เนื้อหาส่วนใหญ่ในอีเมล 4 ย่อหน้านั้นคงได้พูดกันในห้องไปแล้ว ถ้าถามกันไว้ตั้งแต่ต้น

และเปิดช่องทางรับฟังหลังจบการประชุม บอกไปตรงๆ ว่าสามารถส่งข้อความมาบอกในเช้าวันรุ่งขึ้นได้และจะนำไปพิจารณา แค่นี้อีเมลตอน 6 โมงเย็นก็ไม่ใช่การรื้อเรื่องที่ทำให้ทุกคนอึดอัดอีกต่อไป แต่กลายเป็นขั้นตอนปกติที่ทุกคนรู้กันอยู่แล้ว เป็นหลักเดียวกับที่ทำให้การแบ่งบทบาทในโปรเจกต์กลุ่มได้ผล คือพูดกติกาออกมาตรงๆ แทนที่จะหวังให้คนอื่นเดาเอาเอง

สิ่งเดียวที่ไม่ได้ผลคือการไล่ถามทีละคน วิธีนี้ดูเหมือนจะยุติธรรมแต่ก็จะได้คำตอบว่าฟังดูเข้าท่าดีเหมือนเดิมทั้ง 7 ครั้ง เพราะวิธีนี้ยังคงลักษณะทุกอย่างที่ทำให้คำถามเดิมไม่ได้ผล แถมยังมีทุกคนจ้องอยู่ และรู้ว่าอีกไม่กี่วินาทีก็ถึงตาตัวเอง สิ่งที่ได้กลับมาจึงมีแค่ความเกรงใจไล่ไปทีละคน

ถ้าคุณเป็นคนเงียบๆ

คำแนะนำที่มักจะได้ยินคือให้พูดให้มากขึ้น แต่นั่นไม่ใช่คำแนะนำ เป็นแค่การพูดถึงปัญหาซ้ำอีกรอบ

มี 2 สิ่งที่ช่วยได้จริงๆ อย่างแรกคือเตรียมประโยคมาล่วงหน้าหนึ่งประโยค ไม่ใช่ความเห็นสำหรับเรื่องที่ยังไม่ได้ฟัง แต่เป็นเรื่องเดียวที่คุณรู้ตัวว่าอยากให้บันทึกไว้ โดยเขียนไว้ก่อนเริ่มประชุม ถ้าได้พูดอะไรสักอย่างใน 10 นาทีแรก เวลาที่เหลือของชั่วโมงนั้นก็จะต่างออกไป เพราะคนที่เคยพูดไปแล้วครั้งหนึ่งจะกลับมาพูดอีกได้ง่ายกว่ามาก

อย่างที่สองคือเลิกคิดว่าความคิดที่ยังไม่ตกผลึกนั้นใช้ไม่ได้ ข้อโต้แย้งครึ่งๆ กลางๆ ที่พูดออกไปพร้อมบอกว่ายังคิดไม่เสร็จดีมีค่ากับคนในห้องมากกว่าข้อโต้แย้งสวยหรูที่ส่งมาหลังตัดสินใจไปแล้ว ประโยคที่ว่าอยากขอเวลาคิดเรื่องส่วนที่สองก่อนที่เราจะตกลงกัน เป็นประโยคที่สมบูรณ์และมีประโยชน์ แถมยังใช้เวลาพูดแค่ 4 วินาที

ทั้งสองวิธีนี้ไม่ได้เปลี่ยนใครให้กลายเป็นคนที่คิดอะไรก็พูดออกมา นั่นไม่ใช่เป้าหมาย เป้าหมายคือให้สิ่งที่อยู่ในหัวคุณไปถึงวงก่อนที่จะมีใครฟันธง

สิ่งที่ความเงียบไม่ได้บอกคุณ

ความเงียบไม่ได้บอกว่าคนคนนั้นเป็นประเภทไหน การประชุมเป็นเครื่องมือที่แย่มากในการเดาประเภทบุคลิกภาพของใครสักคน คนช่างพูดอาจเงียบไปเมื่ออยู่ในห้องที่เต็มไปด้วยคนแปลกหน้า ผู้เชี่ยวชาญในเรื่องนั้นอาจพูดมากกว่าปกติ และความอาวุโสก็มีผลกับคนมากกว่าความชอบส่วนตัวเสียอีก คนเงียบๆ หลายคนในที่ประชุมคือคนเปิดเผยที่เรียนรู้แล้วว่าการพูดในห้องนี้มีแต่จะส่งผลเสีย

MBTI เป็นเครื่องหมายการค้าของ The Myers-Briggs Company ซึ่งไม่มีความเกี่ยวข้องกับเว็บไซต์นี้ และผมก็ไม่ใช่นักจิตวิทยา ตัวอักษรเหล่านี้เป็นเพียงคำศัพท์ ไม่ใช่เครื่องมือประเมินเพื่อนร่วมงาน

สิ่งที่ควรเชื่อไว้ก่อนมีข้อเดียว ไม่ต้องลงทุนอะไรและมักจะถูกมากกว่าทางเลือกอื่น คือคนที่ไม่พูดอะไรเลยตลอด 40 นาทีนั้นมีเรื่องจะพูด แค่การประชุมไม่ใช่วิธีที่จะดึงออกมาได้