الانطوائيون في الاجتماعات: ما يفعله الشخص الهادئ حقاً

مضت أربعون دقيقة على المكالمة، وفيها سبعة أشخاص، وأحدهم لم ينطق بكلمة منذ التحية. وفي الدقيقة الحادية والأربعين يتصرف رئيس الاجتماع كما ينبغي ويسأله إن كانت لديه أي أفكار، فيقول: «تمام».

في الساعة السادسة وعشر دقائق، أي بعد ساعتين من انتهاء الاجتماع، تصل رسالة بريد إلكتروني منه. تتكون من أربع فقرات، وتحدد المشكلة في الخطة، وهي صحيحة.

يجد كل من شارك في الاجتماع هذا الأمر مزعجاً، بما في ذلك هو نفسه. ويظن رئيس الاجتماع أن الزميل كتم اعتراضه عمداً. ويضطر الفريق إلى إعادة فتح قرار اعتقدوا أنه قد أُغلق. وهو يعرف تماماً كيف يبدو الأمر، ولم يكن بإمكانه كتابة تلك الفقرات الأربع في الدقيقة الحادية والأربعين تحت أي ظرف من الظروف.

الصمت يحمل أربع رسائل مختلفة على الأقل

السبب في إساءة قراءة الهدوء هو أنه يبدو متطابقاً من الخارج بغض النظر عما يسببه، وهناك عدة أشياء تسببه.

الأول هو فكرة لم تكتمل. لدى الشخص شيء ما، لكنه ليس في شكل يمكن قوله بعد، وقول نصفه سيضيع وقت الحاضرين ويشوه النقطة. فينتظر حتى تكتمل. وعادة ما تنتهي الاجتماعات قبل حدوث ذلك.

الثاني هو موافقة حقيقية مع عدم وجود ما يضاف. يتحدث بعض الأشخاص فقط عندما يكون لديهم شيء لا يعرفه الحاضرون بعد، والاجتماع الذي يتناول فيه ثلاثة أشخاص أكفاء الموضوع كما ينبغي لا يمنحهم شيئاً ليقولوه. وهذا الصمت يعني فعلاً ما يوحي به، وهو الأقل شيوعاً بين الأربعة.

الثالث هو اعتراض قرر صاحبه ألا يبديه هنا. لدى الشخص اعتراض وقد حكم، عادة في الدقائق العشر الأولى، بأن طرحه في هذا الاجتماع سيكلف أكثر مما يفيد: سيُفهم هجوماً على صاحب الخطة، أو سيعيد فتح نقاش يريد أربعة أشخاص إنهاءه. لذلك يؤجله إلى رسالة بريد إلكتروني في السادسة، حيث يستطيع أن يصوغه بعناية ويقرأه الآخرون على انفراد.

الرابع هو شخص غادر. ليس جسدياً. قال شيئاً في الدقيقة الثانية عشرة فقاطعه الآخرون، وغاب عن الاجتماع منذ ذلك الحين. هذا هو النوع المكلف، وهو غير مرئي، لأن الشخص الذي فقد تركيزه يبدو تماماً مثل الشخص الذي يفكر.

لماذا يعتبر شكل الاجتماع نفسه ضريبة

الاجتماع منافسة من نوع خاص: تذهب الكلمة لمن يصوغ جملته أسرع، ولمن هو أكثر استعداداً للكلام قبل أن ينهي غيره حديثه. هاتان قدرتان منفصلتان ولا علاقة لأي منهما بجودة الفكرة.

أولاهما سرعة صياغة الكلام. كثير من الناس يفكرون وهم يتكلمون، فتأتي الجملة والفكرة معاً، ووجود الآخرين يعينهم على التفكير. ويصوغ كثيرون غيرهم الجملة قبل النطق بها، فيفصل بين ولادة الفكرة والاستعداد لقولها تأخير يتراوح بين خمس ثوانٍ وبقية فترة ما بعد الظهر. وفي محادثة سريعة، خمس ثوانٍ هي كل الفرصة المتاحة. هذه هي الآلية وراء حرفي E و I، ولا علاقة لها بالثقة أو بمدى معرفة شخص ما.

والثانية عتبة المقاطعة. سيبدأ بعض الأشخاص في التحدث خلال توقف صغير؛ بينما يعامل آخرون ذلك على أنه وقاحة وينتظرون توقفاً حقيقياً. في مجموعة من سبعة أشخاص، التوقفات الحقيقية نادرة. والنتيجة هي أن نفس الأشخاص الثلاثة يتحدثون في كل اجتماع، ويستنتج الجميع أن الأربعة الآخرين لديهم مساهمة أقل.

أوضح دليل على أن هذه مشكلة في الشكل وليست مشكلة في الأشخاص هو ما يحدث بعد ذلك. يتحدث الهادئون في الممر، وفي رسالة المتابعة، وفي الاجتماع الفردي. كانت الأفكار موجودة دائماً. لم يتمكن الاجتماع من التقاطها.

لماذا لا ينفع سؤال هل من أفكار

أن تسأل شخصاً هادئاً هل لديه أي أفكار، في آخر الاجتماع وأمام الجميع، سؤال حسن النية لا يثمر شيئاً. يصل دون سابق إنذار، وهو واسع للغاية، ويأتي مع إجابة ضمنية، حيث من الواضح أن المجموعة قد انتهت. فيبقى «تمام» الرد السهل الوحيد المتاح.

وهناك ثلاث طرق أنفع، ولا تستغرق أي منها وقتاً أطول.

اطرح سؤالاً محدداً بدلاً من سؤال مفتوح. لا تسأل «هل من أفكار؟»، بل اسأل هل الجدول الزمني في الجزء الثاني واقعي. يمكن الإجابة على سؤال محدد من فكرة نصف مكتملة؛ بينما لا يمكن الإجابة على سؤال مفتوح.

أخبرهم مسبقاً. إرسال السؤال الفعلي قبل يوم، لا جدول الأعمال وحده، يغير ما يصل إلى الاجتماع. وكان يمكن قول معظم الرسالة ذات الفقرات الأربع في الاجتماع نفسه لو طُلب ذلك يوم الثلاثاء.

واترك القناة مفتوحة بعد النهاية. قل بوضوح إن رسالة صباح الغد مقبولة وإنكم ستأخذون بها. هذا يحول رسالة البريد الإلكتروني في الساعة السادسة من إعادة فتح محرجة إلى جزء متوقع من سير العمل، وهو المبدأ نفسه الذي يُنجح توزيع الأدوار في مشروع جماعي: أعلن القاعدة صراحة بدلاً من أن تأمل أن يستنتجها الناس.

والطريقة الوحيدة التي لا تنفع أن تسأل الحاضرين واحداً تلو الآخر. تبدو الصيغة العادلة للسؤال، لكنها تنتج العبارة نفسها «تمام» سبع مرات، لأنها تحتفظ بكل ما جعل السؤال الأصلي بلا فائدة وتضيف إليه جمهوراً وعداً تنازلياً. فكل ما تحصده مجاملات متتالية.

إذا كنت أنت الشخص الهادئ

النصيحة التي تُقدم عادة هي التحدث أكثر، وهي ليست نصيحة، بل هي إعادة صياغة للمشكلة.

شيئان يساعدان حقاً. الأول هو الوصول بجملة واحدة معدة. ليس مساهمة في نقاش لم تسمعه بعد، بل مجرد الشيء الوحيد الذي تعرف مسبقاً أنك تريد أن يُسجَّل في الاجتماع، مكتوباً قبل بدء الاجتماع. قول أي شيء في الدقائق العشر الأولى يغير أيضاً بقية الساعة، لأن الشخص الذي تحدث مرة واحدة يسهل العودة إليه بكثير.

الثاني هو التوقف عن معاملة الفكرة غير المكتملة على أنها غير قابلة للاستخدام. اعتراض نصف مكتمل يُطرح علناً ويُقدَّم على أنه نصف مكتمل أنفع للاجتماع من اعتراض مصقول يصل بعد القرار. وعبارة «أود التفكير في الجزء الثاني قبل أن نلتزم» جملة كاملة ومفيدة، وتستغرق أربع ثوان.

ولن تجعل أيٌّ من الطريقتين منك شخصاً يفكر بصوت عالٍ. ليس هذا هو الهدف. الهدف هو أن تصل الأفكار التي في رأسك إلى القرار قبل اتخاذه.

ما لا يخبرك به الهدوء

لا يخبرك بالحروف. الاجتماع أداة سيئة لتخمين نمط أي شخص: شخص ثرثار في غرفة مليئة بالغرباء يصبح هادئاً، وخبير في الموضوع يتحدث أكثر من المعتاد، والمكانة الوظيفية تغيّر سلوك الناس في الكلام أكثر مما يغيّره أي تفضيل. الكثير من الأشخاص الهادئين في الاجتماعات هم منبسطون تعلموا أن هذا الاجتماع بعينه يعاقب من يتكلم.

MBTI هي علامة تجارية لشركة The Myers-Briggs Company، ولا صلة لها بهذا الموقع، وأنا لست أخصائياً نفسياً. الحروف لغة للوصف، لا حكم على زميل.

ما يستحق أخذه من هذا هو افتراض عملي واحد، لا يكلف شيئاً، ويصيب أكثر مما يصيب عكسه. الشخص الذي لم يقل شيئاً لمدة أربعين دقيقة لديه شيء ما. الاجتماع ببساطة ليس الآلية التي ستستخرجه منه.