会議での内向型：静かな人が実際にしていること

会議が始まって40分、参加者は7人、そのうちの1人は挨拶以来何も言っていません。41分目、議長が務めを果たそうと、何か意見はないかとその人に尋ねます。返事は「良さそうです」。

会議が終わって2時間後の6時10分、その人からメールが届きます。4段落にわたって計画の問題点を指摘していて、しかもその指摘は正しいのです。

本人も含め、関係者全員がこれを厄介だと感じます。議長は反対意見が隠されていたと考えます。チームは終わったと思っていた決定を蒸し返さなければなりません。本人もそれがどう見えるかはよく分かっています。それでも、41分目の時点でその4段落を口にすることは、どうやっても無理だったのです。

沈黙には少なくとも4つの異なるメッセージがある

沈黙が誤解されるのは、その原因がいくつもあるのに、外からはどれも同じに見えるからです。

1つ目は、まだまとまっていない考えです。何かあるものの、まだ言葉にできる形になっておらず、半分だけ言えば時間を無駄にし、意図が誤解されるかもしれません。考えがまとまるのを待っているのです。たいてい、そうなる前に会議は終わります。

2つ目は、付け加えることがない純粋な同意です。新しい視点がある時だけ発言する人もいます。有能な3人が適切に議論を進めている会議では、特に言うべきことがないのです。見た目どおりの沈黙で、4つの中ではいちばん少ないケースです。

3つ目は、ここでは言わないと決めた反対意見です。異論はあるものの、この場で言い出しても得るものより失うもののほうが大きい、とたいてい最初の10分で見切りをつけたのです。提案した人への攻撃に聞こえるかもしれないし、4人が早く終わらせたい議論を蒸し返すことにもなります。だから言葉を選んで書き、一人で読んでもらえる6時のメールになるのです。

4つ目は、離脱した人です。物理的にではありません。12分目に何か言ったものの、他の人に遮られ、それ以来会議に参加していません。これは高くつく沈黙なのに、目には見えません。気持ちが離れた人も、考え込んでいる人も、外からはまったく同じに見えるからです。

形式自体が負担となる理由

会議は特殊な競争です。発言権を取るのは、文を組み立てるのがいちばん速く、人の話が終わる前に口を開くことをいとわない人です。この2つは別々の能力で、どちらもアイデアの良し悪しとはあまり関係がありません。

1つ目は文を組み立てる速さです。多くの人は話しながら考えます。言葉と考えが同時に浮かび、その場の流れが助けになります。一方で、話す前に頭の中で文を組み立てる人も大勢います。そういう人には、考えが浮かんでから話す準備が整うまでに、5秒からその日の午後いっぱいまでの遅れがあります。テンポの速い会話では、その5秒がチャンスのすべてです。これがEとIの文字の背後にある仕組みで、自信や知識量とは何の関係もありません。

2つ目は割り込みの閾値です。少しの間があれば話し始める人もいれば、それを失礼だと考え、本当の間を待つ人もいます。7人のグループでは、本当の間はめったにありません。その結果、どの会議でも話すのは同じ3人になり、残りの4人はあまり貢献していない、と誰もが思い込むのです。

人ではなく形式の問題だといういちばんの証拠は、会議のあとに起こります。静かな人たちは、廊下で、フォローアップのメッセージで、1対1の場で話します。材料は常にそこにあったのです。会議という場がそれを集められなかっただけです。

何か意見はありますかと聞いても何も出ない

最後に皆の前で、静かな人に何か意見はないかと尋ねても、善意からであれ何も出てきません。予告なしに突然振られ、問いはあまりに漠然としていて、しかも会議はもう終わりの空気なので、答えは事実上決まっています。「良さそうです」以外に無難な返事はないのです。

より効果的な方法が3つあり、どれも余計な時間はかかりません。

オープンな質問ではなく、的を絞った質問をします。「何か意見は」ではなく、後半のスケジュールは現実的かどうかを尋ねます。具体的な質問なら半分まとまった考えからでも答えられますが、オープンな質問では無理です。

予告をします。単なる議題ではなく、実際の質問を前日に送ることで、会議で出てくるものが変わります。火曜日に質問されていれば、4段落のメールのほとんどは口頭で言われていたはずです。

そして、会議が終わったあとも窓口を開けておきます。明日の朝のメッセージでも構わないし、きちんと目を通すと、はっきり伝えます。そうすれば、6時のメールは気まずい蒸し返しではなく、想定どおりのやり方になります。グループプロジェクトで役割を口に出して決めるとうまくいくのと同じ理由です。察してもらうのを期待せず、ルールを声に出して伝えるのです。

うまくいかない唯一の方法は、順番に聞いて回ることです。公平に尋ねているように見えますが、元の質問が空振りする理由はすべてそのまま残ります。そのうえ全員の視線と、順番が迫る焦りまで加わります。返ってくるのは7回分の「良さそうです」、つまり順番に並んだ社交辞令だけです。

静かなタイプなら

よくあるアドバイスは「もっと発言しろ」というものですが、これはアドバイスではなく、問題の言い換えです。

本当に役立つことが2つあります。1つ目は、1文を用意して参加することです。まだ聞いてもいない議論に何か足そうとするのではなく、会議の前に書き留めておいた、これだけは記録に残したいという1つのことです。最初の10分間で何か言うと、残りの時間の流れも変わります。一度発言した人には、話を振りやすくなるからです。

2つ目は、まとまっていない考えを使えないものとして扱うのをやめることです。半分しかまとまっていないと前置きして口にする反対意見のほうが、決まったあとに届く練り上げた意見よりも、その場にとって価値があります。「決める前に後半部分について考えたい」。これだけで十分役に立つ一言で、4秒もあれば言えます。

どちらも、考えながら話す人に変えるものではありません。そこが目標ではありません。目指すのは、頭の中にある材料を、決まってしまう前にその場へ届けることです。

沈黙が教えてくれないこと

沈黙は文字を教えてくれません。会議は誰かのタイプを推測するには悪い手段です。見知らぬ人ばかりの部屋ではおしゃべりな人も静かになり、そのテーマの専門家は普段より多く話し、どんな好みよりも年功序列が人を動かします。会議で静かな人の多くは、この場では口を開くと損をすると学んだ外向型なのです。

MBTIはThe Myers-Briggs Companyの商標であり、当サイトとは関係ありません。また、私は心理学者ではありません。文字は語彙であり、同僚の評価ではありません。

覚えておきたいのは、ひとつの前提です。手間はかからず、ほかの見方より当たっていることが多いものです。40分間黙っている人にも、言いたいことはあるのです。会議という形式では、それを引き出せないだけなのです。