درون‌گراها در جلسات: فرد ساکت واقعا چه کار می‌کند

چهل دقیقه گذشته، هفت نفر در تماس هستند و یکی از آن‌ها از زمان احوال‌پرسی هیچ حرفی نزده است. در دقیقه چهل‌ویک، مدیر جلسه کار درست را انجام می‌دهد و می‌پرسد آیا نظری دارد یا نه. می‌گوید: «همه‌چیز خوبه.»

ساعت شش و ده دقیقه، دو ساعت بعد از پایان جلسه، ایمیلی از او می‌رسد. چهار پاراگراف است، مشکل برنامه را مشخص کرده و کاملا هم درست می‌گوید.

این موضوع برای همه، حتی خودش، آزاردهنده است. مدیر جلسه فکر می‌کند او عمدا مخالفتش را پنهان کرده است. تیم مجبور است تصمیمی را که فکر می‌کردند نهایی شده، دوباره بررسی کند. خودش هم خوب می‌داند که این کار چه جلوه‌ای دارد، اما تحت هیچ شرایطی نمی‌توانست آن چهار پاراگراف را در دقیقه چهل‌ویک به زبان بیاورد.

سکوت دست‌کم چهار پیام مختلف دارد

دلیل برداشت اشتباه از سکوت این است که فارغ از علت آن، از بیرون کاملا یکسان به نظر می‌رسد و البته دلایل متعددی هم دارد.

اولی فکری است که هنوز کامل نشده. فرد حرفی برای گفتن دارد، اما هنوز به شکلی درنیامده که بتواند آن را بیان کند. گفتن نصفه‌ونیمه آن هم فقط وقت جلسه را می‌گیرد و منظور را اشتباه می‌رساند. منتظر می‌ماند تا افکارش منسجم شوند. جلسات معمولا قبل از این اتفاق تمام می‌شوند.

دومی موافقت واقعی است، وقتی حرف اضافه‌ای برای گفتن وجود ندارد. بعضی‌ها فقط زمانی صحبت می‌کنند که نکته جدیدی برای ارائه داشته باشند. در جلسه‌ای که سه فرد توانمند در حال بررسی دقیق موضوع هستند، حرفی برای گفتن باقی نمی‌ماند. این سکوت دقیقا همان چیزی است که به نظر می‌رسد و در بین این چهار مورد، کمترین شیوع را دارد.

سومی مخالفتی است که قرار نیست در این جمع مطرح شود. فرد اعتراضی دارد و معمولا در همان ده دقیقه اول به این نتیجه رسیده که مطرح کردنش در این اتاق، بیشتر از سودش ضرر دارد. ممکن است به عنوان حمله‌ای به پیشنهاددهنده برنامه تلقی شود، یا بحثی را دوباره باز کند که چهار نفر دیگر می‌خواهند تمامش کنند. بنابراین حرفش را در ایمیل ساعت شش می‌زند، جایی که می‌تواند کلمات را با دقت انتخاب کند و پیامش خصوصی خوانده شود.

چهارمی کسی است که جلسه را ترک کرده است. نه به صورت فیزیکی. در دقیقه دوازده حرفی زده، دیگران وسط حرفش پریده‌اند و از آن زمان دیگر در جلسه حضور ذهنی ندارد. این مورد هزینه زیادی دارد و کاملا نامرئی است، چون کسی که از بحث خارج شده دقیقا شبیه کسی است که دارد فکر می‌کند.

چرا خود ساختار جلسه دردسرساز است

جلسه یک رقابت خاص است. تریبون به کسی می‌رسد که بتواند سریع‌تر جمله‌سازی کند و تمایل بیشتری داشته باشد تا قبل از تمام شدن حرف دیگران، صحبتش را شروع کند. این‌ها دو مهارت کاملا مجزا هستند و هیچ‌کدام ربط چندانی به کیفیت ایده ندارند.

سرعت جمله‌سازی مورد اول است. خیلی‌ها هم‌زمان با صحبت کردن فکر می‌کنند؛ جمله و فکر با هم می‌آیند و فضای جلسه هم به این روند کمک می‌کند. خیلی‌های دیگر قبل از صحبت کردن، افکارشان را مرتب می‌کنند. یعنی بین شکل‌گیری فکر و آمادگی برای بیان آن، وقفه‌ای از پنج ثانیه تا آخر همان روز وجود دارد. در یک گفتگوی سریع، پنج ثانیه تمام فرصتی است که دارید. این همان سازوکار پنهان در حروف E و I است و هیچ ربطی به اعتمادبه‌نفس یا میزان دانش افراد ندارد.

مورد دوم آستانه قطع کردن حرف دیگران است. بعضی‌ها با کوچک‌ترین مکثی شروع به صحبت می‌کنند. دیگران این کار را بی‌ادبانه می‌دانند و منتظر یک مکث واقعی می‌مانند. در یک گروه هفت‌نفره، مکث‌های واقعی به‌ندرت پیش می‌آیند. نتیجه این می‌شود که در هر جلسه همان سه نفر همیشگی صحبت می‌کنند و بقیه به این نتیجه می‌رسند که آن چهار نفر دیگر حرفی برای گفتن ندارند.

روشن‌ترین دلیل برای اینکه مشکل از ساختار است نه افراد، اتفاقاتی است که بعد از جلسه می‌افتد. افراد ساکت در راهرو، در پیام‌های پیگیری و در جلسات دونفره صحبت می‌کنند. حرف‌ها همیشه وجود داشته‌اند. فقط فضای جلسه نتوانسته آن‌ها را جمع‌آوری کند.

پرسیدن اینکه نظری هست یا نه، سوال درستی نیست

پرسیدن اینکه آیا نظری دارند، آن هم از یک فرد ساکت در پایان جلسه و جلوی همه، با نیت خوبی انجام می‌شود اما هیچ نتیجه‌ای ندارد. این سوال بدون اطلاع قبلی پرسیده می‌شود، به‌شدت کلی است و جوابش از قبل مشخص است، چون گروه آشکارا کارش را تمام کرده است. «همه‌چیز خوبه» تنها جواب بی‌دردسری است که می‌شود داد.

سه روش دیگر بهتر جواب می‌دهند و هیچ‌کدام هم وقت بیشتری نمی‌گیرند.

به‌جای سوال باز، سوالی دقیق بپرسید. نپرسید «نظری دارید؟»، بپرسید «زمان‌بندی بخش دوم واقع‌بینانه است؟» به یک سوال مشخص می‌توان با یک فکر نیمه‌کاره هم جواب داد، اما به سوال باز نه.

از قبل اطلاع دهید. فرستادن خود سوال از یک روز قبل، و نه فقط دستور جلسه، نتیجهٔ جلسه را عوض می‌کند. اگر روز سه‌شنبه این سوال پرسیده می‌شد، بخش زیادی از آن ایمیل چهار پاراگرافی همان‌جا در جلسه بیان می‌شد.

و راه ارتباطی را بعد از پایان جلسه باز بگذارید. خیلی واضح بگویید که پیام دادن در صبح فردا هم کاملا قابل‌قبول است و بررسی خواهد شد. این کار، ایمیل ساعت شش را از یک بازگشایی ناخوشایند بحث، به یک روال عادی و موردانتظار تبدیل می‌کند. این دقیقا همان چیزی است که باعث موفقیت تعیین نقش در یک پروژه گروهی می‌شود: قاعده را صریح اعلام کنید، به‌جای اینکه امیدوار باشید افراد خودشان آن را حدس بزنند.

تنها چیزی که جواب نمی‌دهد، نظرخواهی نوبتی از همه است. شاید به نظر برسد که این روش عادلانه‌تر است، اما در نهایت هفت بار همان «همه‌چیز خوبه» را می‌شنوید، چون این روش تمام ویژگی‌هایی را که سوال اصلی را بی‌فایده می‌کرد حفظ کرده و فقط یک تماشاچی و یک شمارش معکوس به آن اضافه کرده است. حاصلش فقط تعارف‌هایی است که به نوبت ردیف می‌شوند.

اگر شما همان فرد ساکت هستید

توصیه‌ای که معمولا می‌کنند این است که بیشتر صحبت کنید. این اصلا توصیه نیست، فقط بیان دوباره همان مشکل است.

دو کار واقعا کمک‌کننده است. اولی این است که با یک جمله آماده وارد جلسه شوید. نه برای مشارکت در بحثی که هنوز نشنیده‌اید، بلکه فقط همان یک نکته‌ای که از قبل می‌دانید می‌خواهید ثبت شود و پیش از شروع جلسه آن را یادداشت کرده‌اید. گفتن هر حرفی در ده دقیقه اول، روند بقیه ساعت را هم تغییر می‌دهد، چون برگشتن سراغ کسی که یک بار حرف زده بسیار راحت‌تر است.

دومی این است که دیگر فکر نیمه‌کاره را بی‌فایده ندانید. یک مخالفت نیمه‌کاره که بلند گفته شود و به نیمه‌کاره بودنش هم اشاره شود، برای جلسه بسیار ارزشمندتر از یک مخالفت صیقل‌خورده است که بعد از تصمیم‌گیری مطرح شود. «دلم می‌خواهد قبل از قول دادن، درباره بخش دوم بیشتر فکر کنم» یک جمله کامل و مفید است و فقط چهار ثانیه زمان می‌برد.

هیچ‌کدام از این‌ها کسی را به فردی تبدیل نمی‌کند که بلندبلند فکر می‌کند. هدف هم این نیست. هدف این است که آنچه در ذهن شماست پیش از قطعی شدن تصمیم به آن برسد.

سکوت چه چیزی را به شما نمی‌گوید

سکوت حروف تیپ کسی را لو نمی‌دهد. جلسه ابزار بدی برای حدس زدن تیپ شخصیتی افراد است. یک فرد پرحرف در اتاقی پر از غریبه ساکت می‌شود، یک متخصص در موضوع بحث بیشتر از همیشه حرف می‌زند و جایگاه سازمانی خیلی بیشتر از ترجیحات شخصی، رفتار افراد را تغییر می‌دهد. خیلی از افراد ساکت در جلسات، برون‌گراهایی هستند که یاد گرفته‌اند صحبت کردن در این اتاق خاص عواقب بدی دارد.

نشان MBTI یک علامت تجاری متعلق به شرکت مایرز-بریگز است که هیچ ارتباطی با این سایت ندارد و من هم روان‌شناس نیستم. این حروف فقط یک دایره لغات هستند، نه ابزاری برای ارزیابی همکاران.

چیزی که ارزش یادگیری دارد، یک فرض کاربردی است که هیچ هزینه‌ای ندارد و بیشتر وقت‌ها از فرض مخالفش درست‌تر است. کسی که چهل دقیقه هیچ نگفته، حتما حرفی برای گفتن دارد. فقط جلسه سازوکار مناسبی برای بیرون کشیدن این حرف‌ها نیست.