Toplantılarda içedönükler: sessiz kişi aslında ne yapıyor

Kırkıncı dakikadayız, görüşmede yedi kişi var ve içlerinden biri selamlaşmadan beri tek kelime etmedi. Kırk birinci dakikada toplantıyı yöneten kişi üzerine düşeni yapıp ona bir fikri olup olmadığını soruyor. O da kulağa hoş geldiğini söylüyor.

Altıyı on geçe, toplantı bittikten iki saat sonra ondan bir e-posta geliyor. Dört paragraf uzunluğunda. Plandaki sorunu tespit ediyor ve son derece haklı.

Kendisi de dahil, işin içindeki herkes bu durumu sinir bozucu buluyor. Toplantıyı yöneten kişi itirazın kasten saklandığını düşünüyor. Ekip, kapandığını sandıkları bir kararı yeniden açmak zorunda kalıyor. Kendisi de dışarıdan nasıl göründüğünün gayet farkında ama o dört paragrafı kırk birinci dakikada hiçbir şart altında üretemezdi.

Sessizlik en az dört farklı mesaj taşır

Sessizliğin yanlış okunmasının sebebi, altında yatan neden ne olursa olsun dışarıdan hep aynı görünmesidir. Buna yol açan birkaç farklı durum var.

İlki, henüz tamamlanmamış bir düşünce. Kişinin aklında bir şey var ama henüz söylenebilecek kıvamda değil. Yarısını söylemek hem odadakilerin vaktini boşa harcar hem de asıl meseleyi yanlış yansıtır. Düşüncenin toparlanmasını bekliyor. Toplantılar da genelde bu gerçekleşmeden biter.

İkincisi, eklenecek hiçbir şeyin olmadığı samimi bir onay. Bazı insanlar sadece odada henüz konuşulmamış bir şeyleri olduğunda konuşur. Konuya hakim üç kişinin meseleyi hakkıyla ele aldığı bir toplantı onlara söyleyecek bir şey bırakmaz. Bu sessizlik tam olarak göründüğü gibidir ve dördü arasında en nadir rastlananıdır.

Üçüncüsü, bu odada dile getirilmemesine karar verilmiş bir itiraz. Kişinin bir itirazı var ama genelde ilk on dakika içinde bunu bu odada dile getirmenin getirisinden çok götürüsü olacağına karar vermiş. Planı kim önerdiyse ona yapılmış bir saldırı olarak algılanacak veya dört kişinin bitirmek istediği bir tartışmayı yeniden başlatacak. Bu yüzden, dikkatlice kelimelere dökülüp yalnızken okunabileceği saat altı e-postasına dönüşür.

Dördüncüsü ise oradan ayrılmış biri. Fiziksel olarak değil. On ikinci dakikada bir şey söylemiş, sözü başkalarının konuşmasında kaybolmuş ve o andan beri aklı toplantıda değil. En maliyetlisi budur ve görünmezdir. Çünkü zihnen kopmuş biri, düşünen biriyle tamamen aynı görünür.

Formatın kendisi neden bir yüktür

Toplantı kendine has bir yarışmadır. Söz hakkı, en hızlı cümle kurabilen ve başkası sözünü bitirirken konuşmaya başlamaya en hevesli olana geçer. Bunlar iki ayrı beceridir ve ikisinin de fikrin kalitesiyle pek ilgisi yoktur.

İlki cümle kurma hızı. Birçok insan konuşurken düşünür. Cümle ve düşünce aynı anda gelir, odadakiler de buna yardımcı olur. Birçokları ise konuşmadan önce cümleyi toparlar. Yani düşüncenin akla gelmesiyle söylenmeye hazır olması arasında beş saniyeyle öğleden sonranın geri kalanı arasında değişen bir gecikme olur. Hızlı bir sohbette beş saniye tüm fırsat penceresidir. E ve I harflerinin arkasındaki mekanizma budur. Özgüvenle veya kişinin ne kadar bildiğiyle hiçbir ilgisi yoktur.

İkincisi ise söz kesme eşiği. Bazıları ufak bir duraksamada konuşmaya başlar. Diğerleri bunu kabalık sayıp gerçek bir sessizlik bekler. Yedi kişilik bir grupta gerçek sessizlikler nadirdir. Sonuçta her toplantıda aynı üç kişi konuşur ve herkes diğer dördünün katkısının daha az olduğu sonucuna varır.

Bunun kişilerden ziyade formattan kaynaklanan bir sorun olduğunun en net kanıtı sonrasında yaşananlardır. Sessiz olanlar koridorda, toplantı sonrası mesajlarında veya birebir görüşmelerde konuşur. Malzeme hep oradaydı. Sadece oda bunu toplayamadı.

Fikriniz var mı diye sormak işe yaramaz

Sessiz birine en sonunda, herkesin içinde bir fikri olup olmadığını sormak iyi niyetlidir ama hiçbir işe yaramaz. Habersiz gelir, fazlasıyla geniştir ve grup açıkça işini bitirdiği için içinde zımni bir cevap barındırır. Kulağa hoş geliyor demek elde kalan tek ucuz tepkidir.

Üç şey daha iyi işler ve hiçbiri daha fazla vakit almaz.

Açık uçlu yerine dar bir soru sor. Fikriniz var mı deme, ikinci kısmın zaman çizelgesi gerçekçi mi diye sor. Belirli bir soruya yarım kalmış bir düşünceyle cevap verilebilir ama açık uçlu bir soruya verilemez.

Önceden haber ver. Sadece gündemi değil, asıl soruyu bir gün önceden göndermek odaya neyin geleceğini değiştirir. Dört paragraflık o e-postanın çoğu, soru salı günü sorulsaydı toplantıda dile getirilirdi.

Ve toplantı bittikten sonra da kanalı açık bırak. Yarın sabah atılacak bir mesajın geçerli olacağını ve dikkate alınacağını açıkça söyle. Bu, saat altı e-postasını tuhaf bir yeniden açılış olmaktan çıkarıp işin beklenen işleyişine dönüştürür. Bir grup projesinde rol belirlemeyi işe yarar kılan şey de budur: kuralı insanların kendiliğinden sezmesini ummak yerine açıkça söyle.

İşe yaramayan tek şey masayı dolaşmaktır. Soru sormanın adil bir versiyonu gibi görünür ama aynı kulağa hoş geliyor lafını yedi kez üretir. Çünkü orijinal soruyu işe yaramaz kılan her özelliği korur, üstüne bir de seyirci ve geri sayım ekler. Topladığı tek şey sırayla edilen nezakettir.

Eğer sessiz olan sensen

Genelde verilen tavsiye daha çok konuşmandır. Bu bir tavsiye değil, sorunun yeniden ifade edilmesidir.

İki şey gerçekten işe yarar. İlki, hazırlanmış tek bir cümleyle gelmek. Henüz duymadığın bir tartışmaya katkı değil, sadece kayıtlara geçmesini istediğini bildiğin ve toplantı başlamadan önce yazdığın o tek şey. İlk on dakikada herhangi bir şey söylemek saatin geri kalanını da değiştirir. Çünkü bir kez konuşmuş birine geri dönmek çok daha kolaydır.

İkincisi, yarım kalmış düşünceyi işe yaramaz görmeyi bırakmak. Açıkça dile getirilen ve yarım olduğu belirtilen bir itiraz, karar verildikten sonra gelen cilalanmış bir itirazdan çok daha değerlidir. Söz vermeden önce ikinci kısım hakkında düşünmek isterim cümlesi tam ve faydalı bir cümledir. Üstelik sadece dört saniye sürer.

Bunların hiçbiri kimseyi sesli düşünen birine dönüştürmez. Zaten amaç bu değil. Amaç, kafandaki malzemenin karar verilmeden önce masaya ulaşmasıdır.

Sessizlik sana neyi söylemez

Sana harfleri söylemez. Toplantı, kimsenin tipini tahmin etmek için iyi bir araç değildir. Yabancılarla dolu bir odada konuşkan biri sessizleşir, konunun uzmanı her zamankinden fazla konuşur ve kıdem, insanları herhangi bir tercihten çok daha fazla yönlendirir. Toplantılardaki pek çok sessiz insan, aslında tam da bu odada konuşmanın cezalandırıldığını öğrenmiş dışadönüklerdir.

MBTI, bu siteyle hiçbir bağlantısı olmayan The Myers-Briggs Company'nin ticari markasıdır ve psikolog da değilim. Harfler bir kelime dağarcığıdır, bir çalışma arkadaşının değerlendirmesi değil.

Buradan akılda tutmaya değer tek bir varsayım çıkıyor. Hiçbir maliyeti yoktur ve alternatifinden çok daha sık haklı çıkar. Kırk dakika boyunca hiçbir şey söylemeyen kişinin aklında bir şey vardır. Sadece toplantı, bunu ondan çıkaracak doğru mekanizma değildir.