MBTI-types in groepsprojecten: wie pakt welke rol

Vijf mensen, één gedeeld document, elf dagen. De eerste vergadering duurt veertig minuten en levert bijna niets op papier op. Toch is aan het eind ervan het hele project al bepaald. Iemand heeft zichzelf tot planner benoemd. Een ander kwam met vier ideeën en verdedigde er niet één. Nog iemand zei bijna niets, maar schrijft straks wel het beste stuk. En iemand vroeg tot twee keer toe wat de harde eisen waren, waarna er beide keren dwars doorheen werd gepraat.

Niemand deelde die rollen uit. Ze werden in de eerste twintig minuten simpelweg geclaimd door wie het slechtst tegen het gat kon dat ontstond zolang niemand die taak oppakte.

Rollen claim je, die krijg je niet

Een groep zonder structuur blijft niet lang ongestructureerd. De leegte vult zich op basis van ongemak. Degene die niet tegen een vage deadline kan, pakt de planning op. Wie kriebels krijgt van een halfbakken idee, begint het aan te scherpen. En de persoon die een kamer vol onderlinge irritaties niet trekt, begint de boel te sussen.

Daarom doen dezelfde mensen in elke groep steeds weer hetzelfde werk. Het voelt misschien alsof je in een hokje wordt geduwd. Toch is de waarheid eerder dat iedereen precies datgene greep wat hem het meest stoorde. De persoon die zich als laatste ergens druk om maakte, kreeg de restjes.

De vier letterparen sturen elk een ander deel daarvan aan. Het is handiger om die langs te lopen dan om zestien functietitels te geven. In een echte groep van vijf zie je de letters namelijk veel duidelijker dan de types.

Wie begint en wie afrondt

De laatste letter, J of P, regelt de tijdlijn.

Een planner wil de kaders vroeg vastleggen. Wat zijn de hoofdstukken, wie doet wat, wanneer moet de eerste versie af zijn. Dit type bouwt die structuur al in de eerste vergadering, of iemand daar nu om vroeg of niet. Meestal is de groep daar ook beter mee af. Zijn valkuil: hij legt de vorm al vast voordat de groep genoeg weet om dat goed te doen. Een latere wijziging ziet hij dan als een gebrek aan discipline in plaats van als nieuwe informatie.

Een improvisator (P) vindt op dag negen nog steeds beter materiaal. Dat klinkt als een probleem. Toch is dit vaak het moment waarop het project de middelmaat ontstijgt, want de echt goede versie van iets zie je zelden al in de eerste vergadering. De valkuil van dit type is overduidelijk en behoeft geen uitleg: het goede materiaal arriveert tegelijk met de deadline.

Een groep met alleen planners levert iets degelijks af waar niemand ruzie over maakte. Bestaat de groep louter uit improvisatoren, dan rolt er om 2 uur 's nachts iets fascinerends uit, of er komt helemaal niets. Gemengde groepen maken ruzie over de planning en leveren het betere werk. Dat is funest voor ieders week, maar goud waard voor het project.

Wie ideeën brengt en wie feiten

De tweede letter, S of N, bepaalt wat iemand inbrengt als het stil wordt in de ruimte.

De N in de groep zorgt voor opties. Vijf richtingen, waarvan er drie onhaalbaar zijn en eentje waar niemand anders op was gekomen. Mensen met dit profiel zijn de eerste twee dagen het meest waardevol. In de laatste twee dagen werken ze juist averechts. Een nieuwe richting op dag tien is namelijk geen bijdrage, maar sloopwerk.

De S in de groep komt met de randvoorwaarden. Wat de opdracht eigenlijk precies inhield. Hoe lang het stuk mag worden. Of de data überhaupt bestaat. Dankzij dit type wordt het project in het juiste format ingeleverd. De inbreng van dit type wordt in vergaderingen stelselmatig ondergewaardeerd. Een feit klinkt op het moment zelf nu eenmaal kleiner dan een idee, terwijl het aan het eind veel meer waard is.

Het meest voorkomende probleem in een studie- of werkgroep is geen gebrek aan ideeën. Het zijn vier ideeën waarbij niemand toetst of ze wel aansluiten bij de vraag. Wat S en N echt betekenen legt dat paar in detail uit. Het is namelijk het lastigste van de vier om te omschrijven, en je haalt de twee zo door elkaar.

Wie de knoop doorhakt en wie de sfeer peilt

De derde letter, T of F, duikt op wanneer de groep moet kiezen tussen twee dingen die niet allebei kunnen.

Een T hakt de knoop door. Dit type benoemt het criterium, past het toe en gaat door, vaak al minuten voordat de groep daar emotioneel aan toe is. Arrogantie is dat niet. Een beslissing openlaten kost energie, en dat voelt een T meteen. Wat hij over het hoofd ziet: een besluit waar de groep niet achter staat, is eigenlijk geen besluit. Op dag acht keert het gewoon weer terug, maar dan in een ander jasje.

Een F houdt in de gaten wie er is afgehaakt. Het valt hem op dat iemand niets meer heeft gezegd sinds diens suggestie van tafel werd geveegd. Dit type weet dan dat die persoon mentaal uit het project is gestapt, ook al zit hij nog in de vergadering. Dat is keiharde informatie over de vraag of het werk wel afkomt, en je ziet het nergens terug in de planning. De valkuil is dat hij de tijd van de groep verdoet met het iedereen naar de zin maken. Soms heeft de groep gewoon een besluit nodig dat iemand niet leuk gaat vinden.

Een groep met louter T's beslist snel en raakt geruisloos een lid kwijt. Bestaat de groep alleen uit F's, dan is het gezellig maar te laat. De combinatie werkt het best als de T de knoop doorhakt en de F aangeeft met wie er daarna nog even gepraat moet worden. Dat is geen compromis, maar een slimme werkverdeling.

De klussen die niemand wil

Drie taken blijven in bijna elke groep liggen. Precies die taken laten projecten stranden.

De opdracht in de laatste week nog eens doorlezen, terwijl iedereen denkt die nog wel te kennen. Achter de persoon aan gaan die is stilgevallen. Iedereen merkt het, maar niemand wil het doen omdat het als een beschuldiging voelt. En de laatste ronde. Opmaak, bronnen, de bestandsnaam, het inleveren zelf. Dat is pure saaiheid waar je geen eer aan behaalt. Toch is dat het punt waarop goede projecten punten verliezen.

Deze horen niet bij een specifiek type. Het zijn de klussen waarvan het ontbreken geen ongemak oplevert in de vergadering. Niemand pakt ze dus op onder de druk die de rest wel verdeelt.

Spreek de rollen hardop af

De enige ingreep die een groep gegarandeerd verbetert, is oersaai. Benoem de rollen in de eerste vergadering, hardop, en zet ze in het document.

Niet omdat de natuurlijke rollen verkeerd zijn. Meestal kloppen ze wel, aangezien mensen de taak claimen waar ze goed in zijn. De meerwaarde zit hem in drie dingen. De weesklussen krijgen een eigenaar. Degene die de planning toch al ging doen, krijgt erkenning in plaats van scheve gezichten omdat hij zo bazig is. En de stille persoon, die in de meeste groepen de restjes krijgt nadat vier luidruchtigere mensen hebben gekozen, wordt gevraagd wat hij zelf wil.

Dat laatste is belangrijker dan het klinkt. De stille persoon in een vergadering is meestal niet degene met de minste betrokkenheid. Een groep die de rollen laat bepalen door wie het hardst praat, verspilt structureel talent.

Wat de letters niet bepalen

Niets hiervan voorspelt wie goed werk levert. Een planner kan lui zijn. Een improvisator kan de meest betrouwbare persoon in de groep blijken. Al deze neigingen buigen bovendien flink mee met de omstandigheden. Geeft iemand om het project? Mag hij de rest van de groep? Of heeft hij die week nog drie andere deadlines?

De letters zijn ook geen manier om een team samen te stellen. Het bedrijf achter het MBTI-instrument stelt klip-en-klaar dat het niet bedoeld is voor selectiedoeleinden. Vier letters gebruiken om te bepalen wie er in een project mag of wie permanent welke taak krijgt, is oneerlijk en nergens op gebaseerd. MBTI is een handelsmerk van The Myers-Briggs Company, dat geen banden heeft met deze site. En ik ben geen psycholoog.

Waar dit wel nuttig voor is, is kleiner en directer. Begint iemand in de eerste vergadering een planning te maken waar niemand om vroeg? Dan herken je dat nu als een taak die wordt opgepakt, niet als een greep naar de macht. Bovendien kun je de tafel rondkijken om te zien welke klussen nog blijven liggen. Die wachten rustig af tot ze op dag tien iemands probleem worden.